Система управления - просто и современно
Аудит бизнес-процессов
В данной статье рассмотрим аудит бизнеса или аудит бизнес-процессов, как не часто встречающуюся в малом и среднем бизнесе услугу.
Аудит БП это комплексный подход, методика изучения бизнеса изнутри, выявление его скрытых возможностей для роста эффективности работы, и утечек ресурсов в результате неправильно выстроенных процессов или некачественного управления.
Так как любой бизнес-процесс состоит из рабочих процедур, и взаимодействует с другими процессами компании, то любые отклонения, ограничения любого процесса могут вызвать проблемы других процессах и в компании в целом.
В ходе аудита может достигаться не только основная цель нахождение вариантов увеличения эффективности процесса. Параллельно с ней могут быть получены результаты в сфере управления персоналом (замена руководящих кадров из числа персонала, создание групп инноваций, создание прозрачных мотивирующих на работу систем компенсаций и поощрений), в системе менеджмента могут появиться процесс обратной связи с коллективом, системы управления качеством, системы управления изменениями.
Аудит может проводиться в разных ситуациях. Он может повторяться несколько раз: до начала процесса изменений в компании, во время тестирования измененных процессов и после окончания. В идеале аудит БП становится внутренним процессом в компании и затрагивает каждое подразделение.
Выделим несколько наиболее распространенных ситуаций где применяется аудит:
Срочный или внеплановый аудит бизнес-процесса
Это основная ситуация, при которой владелец бизнес-процесса, руководитель компании или владелец компании требуют разобраться с накопившимися проблемами, к которым можно отнести:
- поступления многочисленных жалоб со стороны клиентов процесса,
- возникновение сбоя в работе компании или подразделения
- поступлении предложений по улучшению процесса.
Аудит в результате проекта разработки новой модели бизнес-процесса
Документация созданная эмпирическим путем, пусть даже с промежуточными согласованиями и утверждениями, в ходе внедрения может вызвать существенные сбои в работе бизнеса. Для избежания возможных негативных последствий необходимо выявить все несоответствия новой модели реальному процессу. Оцениваются также возможные проблемы и риски их возникновения, минимизируются возможные негативные последствия, и делается основное - проверяется соответствие целей и задач проекта оптимизации и планируемых результатов бизнес-процесса созданной документации.
Все это выполняется в ходе внедрения в режиме тестирования нового процесса.
Плановый аудит.
Так что же это - аудит бизнес-процесса?
В первую очереди аудит БП это сбор информации. Ее нужно как можно больше, разной и достоверной.
На этом этапе собирается и анализируется информация из различных источников: документов регламентирующих бизнес-процесс, статистической информации характеризующей показатели процесса, интервьюирование сотрудников, в том числе поставщиков и потребителей процесса.
Нужно разобрать весь процесс на составляющие, понять как он выполняется в целом и какие участки дают сбой, понимают ли сотрудники задействованные в процессе что и как они должны делать и собственно какая основная задача у их процесса, как обстоят дела с управленческой отчетностью и какие показатели оцениваются, как собираются данные, есть ли методы воздействия у потребителей результатов процесса на владельца процесса и наоборот.
Во-вторых никакая информация, особенно в большом объеме не будет полезной если ее не структурировать и не интерпретировать в понятные всем участникам проекта аудита терминах, не показать статистику в доступном для мгновенного восприятия человеком виде.
Основная задача описать процесс как есть, проверить все его варианты прохождения, найти нестыковки в получаемых и передаваемых результатах процесса, проблемы во взаимоотношениях (кто кому и что должен предоставлять), определить отклонения в документации или программных интерфейсах, которые влияют на скорость процесса и вызывают вышеперечисленные проблемы.
Для этого действующая модель процесса изложенная в виде документа направляется всем заинтересованным лицам и непосредственным участникам аудита для получения от них обратной связи и вынесения окончательного вердикта в виде заполненного чек-листа. Заполнив чек-лист участники аудита согласуют то, что верно,отвергнут то что не верно, и дадут свои дополнения, после чего будет проведена проверка описания, внесены изменения в документацию и документ вновь будет разослан участникам команды. Этот процесс обязательно должен быть регламентирован (сроки выполнения, способы коммуникаций, вид возвращаемой информации) и доведен до сведения участников в официальном виде.
И наконец в третьих мы сможем создать результат аудита в виде плана оптимизации процесса, в котором изложены, с разбивкой на участки процесса, все пути изменения схемы процесса, действия в части работы с персоналом, включая новые нормативные акты и регламенты, оптимизации программного обеспечения, решение вопросов финансирования.
Главное в качественном процессном подходе - постоянный контроль над ситуацией и мгновенный аудит в случае необходимости внести корректировки в процесс.
