Автоматизация бережливого производства бережливым методом
Ни для кого не секрет, что в текущей мировой экономической ситуации перед бизнесом остро стоит вопрос выживания и развития бизнеса в условиях гиперконкуренции, скрытой инфляции, кадрового голода и иных накопившихся проблем современного мира. Старые подходы и практики не работают или не дают достаточного эффекта. Для решения накопившихся проблем применяются различные точечные подходы и практики, в том числе автоматизация процессов с целью сокращения зависимости от кадровых проблем, снижения негативных факторов от человеческого эффекта.
В гонке по сокращению численности сотрудников и повышению их производительности труда принимаются прямо противоречащие действующему законодательству методы стимулирования через KPI. Однако в отделе информационных технологий (каждый вставит свое название) также сидят люди зажатые в определенные корпоративные рамки, политически подкованные ежедневной борьбой за выживание в корпоративной среде и сохранение рабочего места со всеми удобствами. Зачастую эти люди свили уютное гнездышко под боком у руководства и создали систему в которой они являются самой важной шестеренкой, пусть даже имеющей самый малый размер, без которой вся система может достаточно быстро развалиться.
Стоит отметить, что бывают и прямо противоположные случаи где в системе люди меняются постоянно и часто. Такие системы страдают от постоянных процессов изменений связанных со сменой специалистов и внедряемых ими подходов, методов и инструментов. Таких ЛПР устраивает именно такой подход, так как есть экономия на сотрудниках и есть какой-то постоянный рабочий процесс, пусть даже несколько нестабильный и неприводящий к качественному и количественному росту эффективности. Прибыль выжимается из других источников.
Безусловно фаворитами в гонке за выживание и рост являются стабильные многопрофильные холдинги в которых персонал равен расходному материалу, а система мнеджмента, бюджетирования, тотального контроллинга, стратегического и операционного планирования успешно поддерживают выбранные направление и скорость развития бизнеса вне прямой зависимости от человеческого фактора. Но такие подходы и методики не могут быть эффективны в малом и среднем бизнесе. Такие принципы работы также имеют свои существенные недостатки связанные с непонятной бюрократией, отсутствием мобильности и гибкости в принятии решений, сложной системой обратной связи жестко зарегулированной правилами субординации и корпоративной этики.
Мы не будем рассматривать западные компании со своим семейным или корпоративным менеджментом, так как они за пределами нашего рынка.
В данной статье мы рассмотрим методику бережливого производства, бережливого сервиса и в принципе бережливого бизнеса построенную на базе разумной автоматизации решающей типовые проблемы различного бизнеса с помощью одного из программных решений для вполне конкретного заказчика занятого в сфере производства изделий из стекла по индивидуальным заказам.
И так в качестве исходных данных мы имеем:
- одну группу лиц управляющих малым бизнесом находящемся на этапе перехода в средний бизнес в условиях падающего рынка, депрессии, скрытой инфляции, достаточно дорогих кредитных ресурсов. ЛПР умеют продавать, умеют "крутиться", условно понимают что происходит с экономикой и рынком, понимают какие проблемы есть в их деле. Они заинтересованы в решении своих вопросов через автоматизацию процессов, но как и большинство потребителей хотят купить готовое решение не вникая в детали. Так как готового решения по доступной цене и с нужным функционалом не нашлось, то было принято решение сделать систему на базе дешевого, морально и физически устаревшего десктопного ПО, но в ходе консультаций с разработчиками современных многопользовательских вебсистем и сервисов они смогли сделать правильный выбор и приняли решение создать систему под себя. Данная система должна решить базовые проблемы бизнеса в части работы с клиентами, продаж и формирования коммерческих предложений. В ходе переговоров было достигнуто взаимопонимание, что нужно техническое задание на разработку ПО. Безусловно заказчик системы не был готов активно работать над созданием задания и передал полномочия "программистам", но видел как работают различные прикладные программы и хотел подобное
- несколько точек продаж, агентов-посредников, постоянно меняющееся число менеджеров по продажам с различным уровнем подготовки. Имеется система подготовки новых менеджеров. Все операционные вопросы в сфере продаж и администрирования держатся на одном человеке входящем в круг ЛПР. Есть производство с выделенным начальником, оборудование и производственный цех-склад. Полноценная работа по снабжению и хранению заменена встроенным в рабочие процессы механизмами, приводящими к существенной перегрузке отдельных специалистов.
- огромное количество ручной работы основанной на постоянных изменениях требований ("хотелок") потенциальных заказчиков, бороздящих просторы рынка в поисках наиболее "выгодной цены". Вытекающие от сюда проблемы административного, финансового и производственного характера нет смысла описывать так как они типовые и известны каждому кто работает в сервисе или индивидуальном производстве, кто торгует товарами народного потребления.
Для эффективной работы над проектом в условиях финансовых ограничений, понимания психологических и социальным моментов взаимоотношений было принято решение работать в проектных методиках Waterfall и Scrum. Причина проста - так как заказчик системы не хочет или не может думать, но система должна быть оптимизированной и универсальной, должна решать все коммерческие и производственные проблемы, то самостоятельное определение круга задач базирующегося на конкретных требованиях заказчика по методики водопада даст возможно нормального проектирования архитектуры системы с последующей детализацией отдельных участков работы по мере появления у заказчика понимания, что он получит в результате работы программного обеспечения. Гибкий подход в Скраме как раз обеспечивает нас возможностью создания пользовательской истории включающей конкретные требования, полученных в ходе "допроса" и тренинга по развитию абстрактного мышления заказчика. Первоначально процесс шел неспешно и заказчик не особо вникал в детали проекта, пока были согласованы базовые инструменты и они не обрели конкретные очертания в виде работающих документов, справочников и процесса документооборота.
По мере роста количества готовых инструментов и накопления у заказчика кртической энергии для взрыва по типу "почему так долго", контролирующая активность заказчика стала возрастать, но без должного внимания к деталям системы.
После достижения критической отметки был инициирован и проведен разговор на тему, что сделано и как работает. Было доказано, что сделано значительно больше чем предусмотрено техзаданием. объяснены причины таких расхождений, о потенциальном возникновении которых неоднократно говорилось с предпроектной стадии. Была разъяснена суть наших требований в части активного участия суперспециалиста со стороны заказчика в изучении, тестировании и приемке готовых инструментов вебсистемы. И вот тут случилось чудо! Что самое удивительное опять чудо, как и в проектах выполненных до текущего.
Что вошло в состав чуда? Все просто. Суперменеджер тянущий на себе все операционные вопросы бизнеса стал уделять все большее внимание созданной системе. После некоторых мучительных разговоров и множества самостоятельных проб он понял как созданные инструменты влияют на курирыемые им участки работы и процессы, он осознал как можно работать в системе и какие именно варианты решения тех или иных вопросов можно реализовать с помощью ПО. И вот тут, автором снова было сделано чудо и после нескольких разговоров суперменеджер начал мыслить новыми инструментами и категориями, так как состоялась стыковка "производственного сознания" с элементами "высших материй космоса". Человек осознал что может применять полученные инструменты не только по прямому назначению в узких вопросах, но и на других участках работы.
Система стала решать проблемы:
- активной смены, обучения, контроля работы менеджеров по продажам, снизила затраты на вхождение менеджера в работу и радикально снизила вероятность ошибок в расчетах коммерческих предложений
- увеличения количества обрабатываемых обращений одним продажником с одновременным исключением физического труда по отслеживанию статуса заказа на любой стадии, включая плохо отслеживаемые ранее процессы передачи полуфабрикатов на сторону, монтаж, доставку и конечно же производственных моментов
- структурирования работы с материальными ценностями
- перехода коммерческого заказа в производственный заказ, разбивкой на плановые и фактические показатели, включая автоматическое формирование показателей потребности в материалах, загруженности производственного оборудования и станков, производственных участков, формирования пооуавтоматизированной плановой работы производства с созданием отчетов о выработке за день в полуавтоматическом или автоматическом режимах (со штрихкодированием), предоставила механизмы отслеживания жизненного цикла полуфабрикатов и продукции
- расчета агентского вознаграждения и кредиторской задолженности перед агентам
- масштабирования бизнеса как в реальном так и в виртуальном мире.
Кроме этого появились следующие возможности для более качественного и эффективного контроля персонала и обслуживания клиентов:
- архив выполненных заказов с возможностью создания нужной детали для ранее выпущенной продукции по поступлении простого обращения заказчика - все данные о продукте сохранены в базе и могут быть использованы в качестве шаблонов для создания типовой или индивидуальной продукции
- решены проблемы с оформлением печатных документов как коммерческого предложения так и счетов. В коммерческих предложениях появилась возможность автоматической подборки фотографий ранее выпущенных аналогичных продуктов для наглядной демонстрации заказчику портфолио. Сохраняются версии КП для отслеживания изменений в потребностях клиентов и степени загруженности менеджеров по продажам
Торопливому читателю можно сразу перейти к данному разделу.
Где здесь каноническое бережливое производство? - спросит он.
Везде! Оно зашито в каждое слово и каждое решение принятое разработчиком самостоятельно или совместно с заказчиком. Все подходы и методы доступные на рынке и понятные любому здравомыслящему человеку работающему на территориях управления были пременены в данном проекте.
Здесь и процессный менеджмент с реиннжинирином бизнес-процессов, методы тотального контроллинга (повсеместный управленчекий учет), производственный менеджмент с различными его аспектами, бюджетирование и SCM, маркетинговый и поведенческий анализ коммерческой информации.
Бережливое производство и бережливый сервис это создание такой рабочей системы в которой затраты будут мимнимальными и система сможет сгенерировать прибыль даже работая в прерывистом режиме не на полную мощность или наборот будет давать пиковую производительность на каждом отдельном участке в ситуациях повального рыночного спроса обслуживая клиентов точно-вовремя и затрачивая все тоже минимальное количество ресурсов.